Faktur vs. Invoice: Apa Perbedaannya dan Kapan Digunakan?

terakurat – Dalam dunia bisnis, istilah faktur dan invoice sering digunakan secara bergantian. Namun, apakah benar keduanya memiliki arti yang sama? Ternyata, ada perbedaan mendasar yang membuat istilah ini tidak bisa disamakan begitu saja.

Bagi kamu yang berkecimpung dalam dunia perdagangan, baik sebagai pemilik usaha maupun sebagai pelanggan, penting untuk memahami perbedaan faktur dan invoice agar tidak salah dalam penggunaannya. Ketidaktepatan dalam menggunakan dokumen ini bisa berakibat pada kesalahan pencatatan akuntansi, perpajakan, atau bahkan keterlambatan pembayaran. Oleh karena itu, memahami definisi, fungsi, dan penggunaannya secara detail sangat penting agar bisnis tetap berjalan dengan lancar.

Artikel ini akan membahas pengertian, fungsi, serta kapan kedua dokumen ini digunakan dalam transaksi bisnis. Dengan memahami perbedaannya secara jelas, kamu akan lebih mudah mengelola administrasi bisnis serta menghindari potensi masalah di kemudian hari.

Pengertian Faktur dan Invoice

1. Apa Itu Faktur?

Faktur adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti adanya transaksi. Dokumen ini berisi informasi tentang barang atau jasa yang telah dibeli, jumlah yang harus dibayar, serta detail pembayaran lainnya.

Biasanya, faktur digunakan sebagai bukti transaksi keuangan yang sah dan sering kali menjadi dasar dalam pencatatan akuntansi bisnis. Faktur juga berperan dalam pelaporan keuangan, sehingga dokumen ini menjadi bagian yang sangat penting dalam operasional perusahaan. Selain itu, faktur sering digunakan dalam konteks perpajakan, terutama untuk menghitung Pajak Pertambahan Nilai (PPN) bagi perusahaan yang telah dikukuhkan sebagai Pengusaha Kena Pajak (PKP).

Dalam praktiknya, faktur juga bisa digunakan sebagai alat kontrol keuangan bagi perusahaan. Dengan adanya faktur, perusahaan dapat mengetahui secara pasti berapa banyak barang yang telah dijual, siapa pembelinya, serta kapan pembayaran dilakukan. Hal ini sangat membantu dalam pengelolaan keuangan perusahaan agar tetap sehat dan terkendali.

2. Apa Itu Invoice?

Sementara itu, invoice adalah dokumen tagihan yang dikirimkan oleh penjual kepada pembeli sebagai permintaan pembayaran atas barang atau jasa yang telah diberikan. Invoice biasanya mencantumkan tanggal jatuh tempo pembayaran, metode pembayaran yang dapat digunakan, serta rincian harga barang atau jasa.

Invoice sering kali digunakan dalam sistem pembayaran yang bersifat kredit atau cicilan, di mana pembeli tidak harus langsung membayar pada saat transaksi terjadi. Dengan adanya invoice, pembeli memiliki batas waktu tertentu untuk melakukan pembayaran sesuai dengan kesepakatan. Jika pembayaran terlambat, biasanya akan dikenakan denda atau biaya tambahan tertentu.

Dalam transaksi bisnis internasional, invoice memiliki peran yang lebih luas. Dokumen ini tidak hanya berfungsi sebagai tagihan, tetapi juga sebagai bukti kesepakatan yang mengikat antara kedua belah pihak. Invoice sering digunakan dalam perdagangan ekspor-impor dan bisa menjadi dokumen pendukung untuk urusan bea cukai.

Perbedaan Faktur dan Invoice

Meskipun keduanya sama-sama berisi informasi tentang transaksi, ada beberapa perbedaan utama antara faktur dan invoice yang perlu diperhatikan:

1. Fungsi Utama

Faktur lebih sering digunakan sebagai bukti transaksi yang sah untuk keperluan pencatatan keuangan dan perpajakan.
Invoice berfungsi sebagai tagihan yang menginformasikan jumlah yang harus dibayar oleh pembeli kepada penjual.

2. Waktu Penerbitan

Faktur biasanya diterbitkan segera setelah transaksi selesai dan barang/jasa telah diberikan.
Invoice sering kali diberikan sebelum pembayaran dilakukan sebagai bentuk pengingat bagi pembeli untuk segera melakukan pembayaran.

3. Keterkaitan dengan Pajak

Faktur pajak digunakan dalam sistem perpajakan sebagai bukti pemungutan PPN yang harus dilaporkan ke pemerintah.
Invoice tidak selalu memiliki keterkaitan dengan pajak, kecuali jika mencantumkan komponen pajak dalam rincian tagihan.

Perbedaan ini menunjukkan bahwa meskipun faktur dan invoice sering dianggap sama, keduanya memiliki peran yang berbeda dalam proses transaksi bisnis. Memahami kapan harus menggunakan masing-masing dokumen akan membantu kelancaran administrasi dan akuntansi perusahaan.

Kapan Faktur dan Invoice Digunakan?

Memahami kapan harus menggunakan faktur dan invoice dalam transaksi bisnis sangat penting agar administrasi keuangan berjalan dengan lancar. Meskipun keduanya merupakan dokumen yang berkaitan dengan penjualan dan pembayaran, penggunaannya sangat bergantung pada jenis transaksi, model bisnis, serta kebijakan akuntansi yang diterapkan.

1. Penggunaan Faktur

Faktur biasanya digunakan dalam transaksi yang memerlukan pencatatan resmi serta kepatuhan terhadap aturan perpajakan. Dokumen ini umumnya digunakan dalam berbagai situasi berikut:

a. Transaksi Bisnis ke Bisnis (B2B)

Dalam dunia bisnis, transaksi antar perusahaan (B2B) sering kali memerlukan faktur sebagai bukti transaksi sah yang digunakan dalam pembukuan keuangan. Perusahaan yang membeli barang atau jasa biasanya membutuhkan faktur untuk mencatat pengeluaran mereka, sementara penjual memerlukannya untuk mendokumentasikan pendapatan yang diperoleh.

Sebagai contoh, sebuah perusahaan distribusi yang membeli stok barang dari pabrik akan menerima faktur sebagai bukti pembelian. Faktur ini nantinya akan dicocokkan dengan laporan penerimaan barang serta pembayaran yang dilakukan, sehingga tidak terjadi kesalahan dalam pencatatan keuangan.

b. Penjualan Barang atau Jasa dengan Sistem Kredit

Ketika barang atau jasa dijual secara kredit (dengan pembayaran yang ditunda), penjual akan menerbitkan faktur kepada pembeli sebagai dokumen yang mencatat jumlah yang harus dibayar dan tenggat waktunya. Ini umum terjadi pada industri manufaktur, perdagangan grosir, atau layanan profesional seperti konsultan hukum dan akuntansi.

c. Kebutuhan Perpajakan dan Kepatuhan Regulasi

Bagi perusahaan yang telah dikukuhkan sebagai Pengusaha Kena Pajak (PKP), faktur menjadi bagian penting dalam pelaporan Pajak Pertambahan Nilai (PPN). Faktur yang digunakan dalam konteks ini sering disebut faktur pajak, yang menunjukkan jumlah PPN yang harus dipungut dan disetor ke pemerintah.

Misalnya, jika suatu perusahaan menjual produk dengan harga Rp1.000.000 dan dikenakan PPN 11%, maka faktur pajak akan mencantumkan total harga sebesar Rp1.110.000, dengan rincian PPN sebesar Rp110.000. Dokumen ini nantinya akan digunakan untuk pelaporan pajak serta penghitungan kewajiban pajak yang harus dibayarkan.

2. Penggunaan Invoice

Invoice umumnya lebih fleksibel dibandingkan faktur dan sering digunakan dalam berbagai transaksi komersial, baik dalam skala kecil maupun besar. Beberapa situasi di mana invoice digunakan antara lain:

a. Transaksi Internasional dan Perdagangan Ekspor-Impor

Dalam perdagangan internasional, invoice merupakan dokumen yang berfungsi sebagai tagihan resmi kepada pembeli dari luar negeri. Invoice ini biasanya mencantumkan rincian barang atau jasa yang dikirim, harga dalam mata uang yang telah disepakati, metode pembayaran, serta informasi pengiriman.

Selain itu, invoice juga sering digunakan untuk keperluan bea cukai, di mana dokumen ini dijadikan dasar dalam perhitungan pajak impor dan ekspor. Tanpa invoice yang sah, proses pengiriman barang ke luar negeri bisa mengalami kendala, bahkan berisiko tertahan di bea cukai.

b. Penyewaan dan Langganan Layanan Berulang

Banyak bisnis yang menawarkan layanan berlangganan, seperti layanan internet, software berbasis cloud (SaaS), atau penyewaan peralatan, menggunakan invoice sebagai tagihan berkala. Dalam kasus ini, invoice biasanya dikirimkan secara otomatis setiap bulan dengan jumlah yang telah ditentukan sesuai kontrak.

Misalnya, perusahaan yang menggunakan layanan digital marketing dari sebuah agensi akan menerima invoice bulanan berdasarkan layanan yang mereka gunakan. Jika mereka tidak membayar invoice tepat waktu, bisa saja dikenakan denda keterlambatan atau bahkan layanan mereka dihentikan sementara.

c. Penjualan dengan Sistem Pembayaran Bertahap

Beberapa transaksi bisnis, terutama yang melibatkan proyek bernilai besar seperti konstruksi, desain interior, atau pengembangan perangkat lunak, menggunakan invoice untuk menagih pembayaran secara bertahap sesuai progres kerja. Dalam kasus ini, invoice biasanya diterbitkan dalam beberapa tahap, seperti:

Invoice awal (down payment) untuk memulai proyek.
Invoice tengah proyek, yang dikeluarkan setelah sebagian pekerjaan selesai.
Invoice akhir, yang dikeluarkan setelah proyek selesai sepenuhnya.

Sistem ini membantu memastikan arus kas tetap stabil bagi penyedia layanan sekaligus memberikan fleksibilitas kepada klien dalam pembayaran.

d. Jasa Freelance dan Pekerja Lepas

Para freelancer, seperti desainer grafis, penulis, atau pengembang aplikasi, sering menggunakan invoice untuk menagih pembayaran dari klien. Biasanya, invoice akan mencantumkan detail pekerjaan yang telah diselesaikan, tarif yang disepakati, serta metode pembayaran yang dapat digunakan oleh klien.

Sebagai contoh, seorang penulis lepas yang menulis artikel untuk sebuah situs web mungkin mengirimkan invoice setiap akhir bulan berdasarkan jumlah artikel yang telah diselesaikan. Dengan invoice ini, klien memiliki catatan resmi tentang jumlah yang harus dibayarkan dan kapan batas waktu pembayaran yang telah disepakati.mentara invoice berfungsi sebagai pengingat pembayaran yang harus dilakukan oleh pembeli.

Kesimpulan

Meskipun sering dianggap sama, perbedaan faktur dan invoice cukup jelas, terutama dari segi fungsi dan waktu penerbitannya. Faktur lebih berperan sebagai bukti transaksi sah dalam dunia bisnis dan perpajakan, sementara invoice lebih fokus sebagai dokumen tagihan yang mengingatkan pembeli untuk segera melakukan pembayaran.

Memahami perbedaan ini sangat penting agar kamu bisa menggunakan dokumen yang tepat dalam setiap transaksi. Jika sebuah perusahaan tidak memahami perbedaan antara kedua dokumen ini, ada kemungkinan terjadinya kesalahan pencatatan atau bahkan keterlambatan pembayaran yang bisa berdampak pada kelangsungan bisnis. Oleh karena itu, penting bagi setiap pelaku bisnis untuk memahami dengan jelas kapan harus menggunakan faktur dan kapan harus mengeluarkan invoice.

Selain itu, faktur dan invoice juga memiliki dampak yang signifikan dalam perpajakan dan akuntansi bisnis. Kesalahan dalam pembuatan atau penggunaan dokumen ini bisa berakibat pada denda pajak atau permasalahan hukum lainnya. Maka dari itu, selalu pastikan bahwa dokumen yang dikeluarkan telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Jika kamu masih bingung atau memiliki pengalaman menarik seputar penggunaan faktur dan invoice, jangan ragu untuk berbagi di kolom komentar!